内外贸电商-企业信息化建设案例

业务背景

广州某箱包企业是一家专业从事旅行箱包生产的中型企业，曾经是给一些高端品牌做代加工的企业，专注于国内中高端箱包为主，拥有800余名员工。随着业务的拓展，国内贸易在天猫淘宝TOP3之前，外贸店铺也良好发展，公司面临着订单数据日益增长的挑战。为了提高效率和降低成本，企业开始寻求信息化建设，以实现业务流程的数字化转型。

业务场景与挑战

企业在信息化建设的早期阶段，主要使用管易和金蝶KIS旗舰版两套系统。这两套系统通过代码开发的方式进行销售板块和库存之间的对接。然而，在对接过程中经常出现漏单、数据不稳定易出错的情况，这些问题严重影响了业务效率和数据准确性。为了解决这些问题，企业选择了领星&金蝶云星空作为其信息化建设的核心系统，并与轻易云合作，通过专业的项目团队和实施顾问，快速实现了金蝶云星空与领星、管易的对接，并顺利上线运行。这一集成平台帮助汉客实现了亚马逊数据在领星&金蝶云星空的高效集成，显著减少了人工处理数据的成本。

1. 系统集成目标

汉客公司的目标是通过集成领星和金蝶云星空系统，实现主数据、销售数据和平台费用的有效对接统一管理。这样的集成可以在人员办公效率上在减少人工处理数据的成本，提高数据处理的准确性和效率。

2. 系统升级与对接

• 金蝶KIS旗舰版升级至金蝶云星空：随着业务的拓展和子公司的财务核算，原有的金蝶KIS旗舰版已无法满足需求，因此升级至金蝶云星空以支持更复杂的业务流程。
• 领星系统的引入：为了管理外贸电商数据，汉客公司引入了领星系统处理跨境店铺的数据和查看数据报表来做到标准化管理。

3. 业务流程梳理

1. 现场调研：

   • 轻易云团队首先进行了现场调研，这是了解企业当前业务流程和痛点的关键步骤。通过现场+远程的方式，团队能够直观地观察到业务流程中存在的问题和瓶颈。

2. 业务流程分析：

   • 在调研的基础上，轻易云团队对企业汉客的业务流程进行了深入分析，跟客户一起测试识别出流程中效率低下、数据不一致或错误频发的环节。

3. 制定业务蓝图：

   • 根据分析结果，轻易云团队制定了业务蓝图，这是一份详细的规划文档，描述了理想的业务流程和所需的系统对接方案。业务蓝图包括了主数据、销售数据和平台费用的对接流程。

4. 项目团队组建：

   • 轻易云为汉客项目组安排了一个项目经理和两位实施人员。项目经理负责业务梳理和调研，而实施人员则负责具体的系统对接工作，如管易和领星的对接。

5. 实施对接方案：

   • 根据业务蓝图，轻易云团队开始实施对接方案。这包括了对现有系统的升级（如金蝶KIS旗舰版升级至金蝶云星空），以及新系统的引入（如领星系统）。

6. 持续运维服务：

   • 在系统对接和上线之后，轻易云团队提供了持续的运维服务，确保系统稳定运行，并及时解决可能出现的问题。

7. 优化和调整：

   • 在实施过程中，轻易云团队可能会根据实际情况对业务流程进行进一步的优化和调整，以确保业务流程的高效性和系统的稳定性。

4. 信息化建设成果

• 对接管易：实现了供应链数据的同步闭环，包括主数据、销售、采购、生产和库存板块的数据互通，让业务系统和财务系统实现数据互通，最终完成真正意义上的业财一体化。

• 对接领星：销售单据和费用数据能够传输至金蝶云星空进行统一的财务核算，实现了快速上线和数据准确无误，让领星系统的数据统一管理。

  5. 平台费用对接细节

  当然可以。以下是财务核算与数据一致性的具体流程，这些流程确保了汉客箱包有限公司在对接领星和金蝶云星空系统时，能够实现准确的财务核算和数据校验。

财务核算与数据一致性流程

1. 利润报表取数

• 步骤描述：首先，从领星系统中提取利润报表数据，这些数据包括店铺产生的销售费用和税费。
• 目的：这一步骤是为了获取用于财务核算的基础数据，确保所有财务活动都有据可依。

2. 数据传输至金蝶云星空

• 步骤描述：将领星系统中提取的销售费用和税费数据传输至金蝶云星空系统。
• 目的：通过数据传输，金蝶云星空可以接收并处理这些财务数据，为后续的财务核算打下基础。

3. 生成金蝶对应的费用单据

• 步骤描述：在金蝶云星空系统中，根据领星传输过来的数据生成相应的费用单据。
• 目的：这一步骤是为了在金蝶云星空中创建正式的财务记录，便于进行会计处理和财务分析。

4. 数据校验

• 步骤描述：对比领星系统中的原始数据与金蝶云星空中生成的费用单据数据，确保两者完全一致。
• 目的：数据校验是确保财务数据准确性的关键步骤，可以避免因数据错误导致的财务风险。

5. 平台费用对接

• 步骤描述：
  • 平台支出：将领星系统中的利润报表中的平台支出（如广告费、平台使用费等）生成红字应收单，并进行定时同步。
  • 平台收入：将领星系统中的利润报表中的平台收入（如销售收入等）生成蓝字应收单，并进行定时同步。
• 目的：通过定时同步，确保金蝶云星空中的财务数据能够实时反映领星系统中的财务状况，提高财务数据的时效性和准确性。

6. 持续的数据监控与调整

• 步骤描述：在数据传输和校验过程中，持续监控数据的准确性，并在发现差异时进行调整。
• 目的：持续的数据监控与调整有助于及时发现并解决问题，确保财务数据的长期准确性。

7. 财务核算

• 步骤描述：在金蝶云星空中，利用生成的费用单据进行财务核算，包括成本计算、利润分析等。
• 目的：财务核算是企业财务管理的核心环节，通过核算可以得出企业的财务状况，为决策提供依据。

总结

企业通过集成领星、管易和金蝶云星空系统，成功地提升了其信息化建设水平。这一过程不仅涉及到了系统的升级和对接，还包括了业务流程的重新梳理和优化。通过这些措施，企业提高了数据处理的准确性和效率，降低了运营成本，并为未来的业务拓展打下了坚实的基础。这种集成方案的实施，为其他企业提供了一个数字化转型的参考案例，展示了如何通过技术升级和流程优化来提升企业竞争力。