大型医疗器械企业四套系统数据集成技术干货分享

概述

在大型医疗企业中，数据的互联互通是提升运营效率和数据利用率的关键。本次分享将概述如何通过轻易云集成平台将金蝶ERP、ZOHO CRM、泛微OA和汇联易报销系统进行高效联动，展示在实施过程中积累的技术干货。

某大型医疗企业，专注于麻醉和呼吸医疗器械的研发与制造。为了优化业务流程并提高运营效率，公司采用了一系列系统集成解决方案，打破数据孤岛，实现信息的高效共享与互通。以下详述企业在实施过程中遇到的具体问题、采用的策略和达成的成效。

一、核心诉求

1. 打破数据孤岛：原先各系统独立运行，数据无法共享，导致信息孤立，影响决策的速度和质量。
2. 提升数据追踪性：由于缺少有效的记录和追踪系统，数据难以追溯，影响合规性和管理。
3. 提高操作效率：跨系统手工操作繁琐，耗时长，严重影响业务响应速度和客户满意度。

业务现状及优化方案

过去的业务流程 (Past)

在系统集成之前，不同的系统之间是独立运行的，存在以下问题：

1. 市场活动与线索无法关联：

   • 市场部发起市场活动后，审批结果无法自动同步，销售员无法直接查询结果，存在信息孤岛现象。
   • 无线索记录，活动无法关联线索，销售员需要在多个系统间手动操作，效率低下。

2. 销售订单流程低效：

   • 商务员发起销售订单后，仓库和PMC部门进行生产和出库，出纳操作收付款。
   • 整个流程信息无法实时同步，销售员只能手动查询结果，流程繁琐且易出错。

现在的业务流程 (Now)

通过轻易云数据轻易云集成平台，将金蝶ERP、ZOHO CRM、泛微OA和汇联易报销系统进行高效联动，实现了以下优化：

1. 线索与市场活动联动：

   • 销售员可以直接建立线索，并发起市场活动。市场活动的审批结果自动同步，销售员可以实时查询。
   • 财务员和商务员的审批结果自动回写到系统，减少了手工操作，提高了数据的准确性和及时性。

2. 销售订单流程优化：

   • 商务员发起销售订单后，仓库和PMC部门进行生产和出库，出纳操作收付款，整个流程实现了自动化和实时数据同步。
   • 销售员可以实时查询销售数据和审批结果，提高了工作效率和客户满意度。

整体价值和意义

1. 消除数据孤岛：

   • 不同系统之间实现了无缝连接和数据共享，打破了信息孤立的现象，提高了数据的互通性和一致性。

2. 提高数据追踪性：

   • 所有审批过程和结果都能自动同步和回写，实现了数据的可追溯性，减少了人工操作的错误率。

3. 提升工作效率：

   • 通过自动化流程和实时数据同步，显著减少了跨系统的手工操作，提高了整体工作效率。
   • 销售员可以一站式查询所有相关数据，减少了繁琐的查询操作，提升了客户服务质量。

4. 优化业务流程：

   • 实现了销售订单、市场活动和报销流程的全程自动化和实时更新，确保了业务流程的高效性和流畅性。

三、解决方案

1. 线索与市场活动联动（ZOHO CRM）

• 建立线索池：整合潜在客户、现有客户和意向客户的信息。
• 市场活动同步：市场活动发起后，自动同步审批状态和意见，减少手工操作。
• 定时通知与回写：审批结果自动同步，确保数据实时更新，提升响应速度。

2. ERP订单实时跟进（金蝶ERP）

• 实时对接：销售订单、出库单、发票等数据定时对接，实现信息实时同步。
• 订单管理：自动化处理新增、删除、关闭等操作，提高订单管理效率，减少人工干预。

3. 合同审批状态查询（泛微OA）

• 自动同步：合同审批状态和意见自动同步，减少查询时间，提高审批效率。
• 附件对接：审批相关附件自动对接，确保数据完整性和一致性。

4. 报销流程管理（汇联易报销）

• 流程自动化：报销申请、审批和反馈全流程自动化处理。
• 审批结果同步：实时更新审批状态，确保财务数据的准确性和及时性。

5. ZOHO CRM 与金蝶无缝集成

物料同步

• 新增物料：当金蝶系统中新增物料并审核后，系统自动将物料信息同步到CRM。字段同步包括物料编码、名称、类别等。
• 物料修改：若CRM中物料信息发生变更，变更信息将同步回金蝶系统，确保数据一致性。

客户同步

• 客户信息同步：金蝶系统中的客户信息，包括编码、名称、类型等，将同步至CRM，以便销售团队访问。
• 客户信息更新：CRM中的客户信息更新将反馈至金蝶系统，保持客户数据库的准确性。

业务单据同步规则

销售订单同步

• 订单新增：金蝶系统中审核通过的销售订单将自动同步至CRM，更新订单状态和详情。
• 订单修改：CRM中对销售订单的任何修改将同步回金蝶系统，以保持订单信息的一致性。

销售出库同步

• 出库单新增：金蝶系统中的销售出库单审核后，自动同步至CRM，更新发货信息。
• 出库单删除：若出库单在金蝶系统中被删除，CRM中的相应记录也将被标记为删除。

发票同步

• 普通发票：金蝶系统中的普通发票信息，包括发票号、日期、金额等，将同步至CRM。
• 专用发票：专用发票信息同样需要同步，以便于CRM中的财务和销售团队进行跟踪和管理。

收款单同步

• 收款单新增：金蝶系统中的收款单审核后，同步至CRM，更新收款记录。
• 收款单删除：收款单在金蝶系统中的删除操作也将同步至CRM，以保持记录的一致性。

业务场景实例

销售订单管理

假设一个客户通过CRM下了一个大订单。销售团队在CRM中确认订单后，该订单信息将自动同步至金蝶系统进行库存检查和订单处理。一旦订单在金蝶中审核并准备发货，出库单据将同步回CRM，销售团队可以更新客户订单状态并通知客户发货详情。

库存管理

当库存水平发生变化时，金蝶系统将自动更新库存信息，并同步至CRM。这样，销售团队可以实时查看产品的库存状况，及时响应客户需求，避免因库存不足而错失销售机会。

财务管理

通过同步金蝶系统中的发票和收款信息至CRM，财务团队可以更有效地管理应收账款，同时销售团队也能获得关于客户付款行为的洞察，帮助他们制定更有针对性的销售策略。

四、项目实施周期

• 项目启动：进行详细的业务调研，确认蓝图并制定开发计划。
• 多轮联调：多次系统联调和调试，确保各系统功能和数据的无缝对接。
• 正式上线：项目按计划正式上线运行，接口开启试运行并逐步完善。
• 项目验收：经过一段时间的试运行和优化，完成项目验收。

该项目展示了如何通过轻易云集成平台实现四套系统的高效联动，解决数据孤岛、追踪困难和效率低下等问题，为医疗企业的数字化转型提供了重要参考。这些技术干货为其他企业在实施多系统数据集成时提供了宝贵的经验和指导，助力企业实现数字化和智能化运营。